Yhteenveto
✓Tarkistanut Riikka Heikkilä Suomessa toimii arviolta 479 557 pk-yritystä, joista valtaosa työllistää alle kymmenen henkilöä – ja jokaisella heistä on lakisääteinen velvoite ilmoittaa palkkatiedot tulorekisteriin viiden kalenteripäivän kuluessa palkanmaksusta. Oikea palkanlaskentaohjelma pienyritykselle tekee tästä velvoitteesta rutiinitoimenpiteen sen sijaan, että se...
Sisällysluettelo
- 1 Miksi palkanlaskentaohjelma on välttämätön pienyritykselle?
- 2 Tulorekisteri ja lakisääteiset ilmoitusvelvoitteet – mitä ohjelma hoitaa?
- 3 Palkanlaskentaohjelma pienyritykselle – tärkeimmät ominaisuudet
- 3.1 Pilvi vai paikallinen asennus?
- 3.2 Integraatio tilitoimistoon
- 4 Vertailu: suosituimmat palkanlaskentaohjelmat pienyrityksille 2026
- 5 Palkanlaskentaohjelma pienyritykselle – kustannukset ja säästöt
- 6 Itse vai tilitoimiston kautta – milloin ohjelma riittää?
- 7 Palkanlaskentaohjelman valintakriteerit – muistilista pienyrittäjälle
- 8 Palkanlaskentaohjelma pienyritykselle – maksuvelvoitteet ja työnantajamaksut
- 9 Usein kysytyt kysymykset
- 9.1 Onko palkanlaskentaohjelma pakollinen pienyritykselle?
- 9.2 Voiko tulorekisteri-ilmoituksen tehdä ilman erillistä ohjelmistoa?
- 9.3 Mitä tapahtuu, jos tulorekisteri-ilmoitus myöhästyy?
- 9.4 Mikä on edullisin palkanlaskentaohjelma pienyritykselle?
- 9.5 Tarvitseeko palkanlaskentaohjelmaa päivittää manuaalisesti?
- 9.6 Voiko sama ohjelma hoitaa sekä kirjanpidon että palkanlaskennan?
- 10 Yhteenveto – näin valitset oikean ohjelman
- 11 Lähteet
Suomessa toimii arviolta 479 557 pk-yritystä, joista valtaosa työllistää alle kymmenen henkilöä – ja jokaisella heistä on lakisääteinen velvoite ilmoittaa palkkatiedot tulorekisteriin viiden kalenteripäivän kuluessa palkanmaksusta. Oikea palkanlaskentaohjelma pienyritykselle tekee tästä velvoitteesta rutiinitoimenpiteen sen sijaan, että se kuluttaisi yrittäjän arvokasta aikaa tai altistaa yrityksen sanktioille.
Miksi palkanlaskentaohjelma on välttämätön pienyritykselle?
Pienyrityksen arkea rasittavat monet samanaikaiset velvoitteet: verotus, kirjanpito, asiakassuhteet ja henkilöstöhallinto. Palkanlaskenta on näistä yksi teknisesti tarkkuutta vaativa osa-alue, jossa virhe voi johtaa sekä taloudellisiin sanktioihin että työntekijöiden tyytymättömyyteen. Kun yritys palkkaa ensimmäisenkin henkilön, syntyy välitön tarve järjestelmälle, joka osaa laskea ennakonpidätykset, eläkemaksut ja muut työnantajakulut oikein.
Manuaalinen palkanlaskenta taulukkolaskentaohjelmalla on mahdollista, mutta se altistaa helposti laskuvirheille ja unohtuu päivittämättä, kun veroasteikot tai TES-ehdot muuttuvat. Pilvipohjaiset palkanlaskentaohjelmat sen sijaan päivittyvät automaattisesti lainsäädäntömuutosten mukaan ja generoivat tulorekisteri-ilmoitukset suoraan ohjelmistosta.
Tulorekisteri ja lakisääteiset ilmoitusvelvoitteet – mitä ohjelma hoitaa?
Tulorekisteri otettiin Suomessa käyttöön vuonna 2019 ja se muutti palkanlaskennan ilmoituskäytännöt perusteellisesti: aiemmin kuukausittain tehdyistä ilmoituksista siirryttiin tapahtumapohjaiseen raportointiin. Uudistuksen tavoitteena oli vähentää yritysten hallinnollista taakkaa pitkällä aikavälillä yhdistämällä useille eri viranomaisille tehtävät ilmoitukset yhteen kanavaan.
Verohallinnon tulorekisterin ilmoitusmääräaikojen mukaan palkkatietoilmoitus on tehtävä pääsääntöisesti viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Ilmoitusajankohta määräytyy aina maksupäivän, ei palkkakertymän ajankohdan perusteella. Rekisteröityjen yhdistysten enintään 200 euron kertasuorituksissa voidaan poikkeuksellisesti käyttää kuukausittaista ilmoittamista, mutta tyypillisillä työnantajayrityksillä pääsääntö on viisi päivää.
Hyvä palkanlaskentaohjelma pienyritykselle muodostaa tulorekisteri-ilmoituksen automaattisesti jokaisen palkanmaksun yhteydessä ja lähettää sen sähköisesti suoraan järjestelmästä. Suomen Taloushallintoliiton muistilistassa vuodelle 2025 listataan ilmoitusvelvoitteet, jotka hyvän ohjelman on katettava: maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset, veronalaiset kustannusten korvaukset sekä työnantajan erillisilmoitus.
Palkanlaskentaohjelma pienyritykselle – tärkeimmät ominaisuudet
Pienyrityksen ohjelmiston ei tarvitse olla yhtä laaja kuin suurten organisaatioiden HR-järjestelmien, mutta tiettyjen perusominaisuuksien on oltava kunnossa. Seuraavat ominaisuudet ovat keskeisiä:
- Automaattinen tulorekisteri-integraatio, joka lähettää palkkatietoilmoitukset suoraan Verohallintoon
- Ennakonpidätyksen laskenta verokortin mukaan sekä mahdollisuus syöttää muutokset automaattisesti
- TyEL-vakuutusmaksun laskenta ja ilmoittaminen vakuutusyhtiölle
- Työnantajan sairausvakuutusmaksun käsittely (osuus sosiaalivakuutusmaksuista)
- Työehtosopimuksen mukaisten lisien laskenta (iltaluisä, yölisä, lauantailisä)
- Lomapalkkalaskenta ja vuosilomakirjanpito
- Palkkakuitit ja palkkalaskelmat työntekijälle sähköisesti
- Integraatio kirjanpito-ohjelmaan tai tilitoimistoon
Pilvi vai paikallinen asennus?
Käytännössä kaikki 2020-luvun suomalaiset palkanlaskentaratkaisut pienyrityksille ovat pilvipalveluja. Pilviratkaisu tarkoittaa, että ohjelma toimii selaimessa eikä vaadi erillisiä asennuksia tai päivityksiä – järjestelmätoimittaja huolehtii siitä, että ohjelmisto vastaa aina voimassa olevia lakisääteisiä vaatimuksia. Paikallisia asennuspohjaisia ohjelmia löytyy vielä markkinoilta, mutta pienyrityksen näkökulmasta pilvi on lähes aina toimivampi ja kustannustehokkaampi vaihtoehto.
Integraatio tilitoimistoon
Monet pienyritykset käyttävät tilitoimistoa kirjanpitoon ja haluavat, että sama järjestelmä kattaa myös palkanlaskennan. Tässä tilanteessa kannattaa kysyä tilitoimistolta, mitä ohjelmistoa heillä on käytössä ja onko se yhteensopiva oman liiketoimintasi tarpeiden kanssa. Esimerkiksi palkanlaskentaohjelmien vertailussa 2026 Netvisor, Procountor ja Talenom nousevat usein esiin tilitoimistojen suosikkijärjestelminä.
Vertailu: suosituimmat palkanlaskentaohjelmat pienyrityksille 2026
Suomalaisilla pienyrityksillä on 2026 käytettävissä useita vakiintuneita pilvisovelluksia. Alla oleva vertailu perustuu ohjelmistotoimittajien julkistamiin tietoihin sekä alan yleiseen markkinatietämykseen. Hinnat ovat ohjeellisia ja vaihtelevat käyttäjämäärän ja lisäominaisuuksien mukaan.
| Ohjelmisto | Kohderyhmä | Tulorekisteri-integraatio | Hinta-arvio / kk |
|---|---|---|---|
| Procountor | 1–50 hlö yritykset | Kyllä, automaattinen | Alkaen n. 30–80 € |
| Netvisor | Pk-yritykset, tilitoimistot | Kyllä, automaattinen | Alkaen n. 40–100 € |
| Fennoa | Mikroyritykset (1–5 hlö) | Kyllä, automaattinen | Alkaen n. 25–60 € |
| Visma Payroll | Kasvavat pk-yritykset | Kyllä, automaattinen | Tarjouspohjainen |
| Talenom Online | Tilitoimistoasiakkaat | Kyllä, automaattinen | Tilitoimiston kautta |
Kaikki listatut ohjelmistot tukevat sähköistä tulorekisteri-ilmoittamista, kuten Suomi.fi:n tulorekisteripalvelun kuvaus edellyttää: tiedot on ilmoitettava sähköisesti, maksajakohtaisesti ja tulonsaajittain eriteltynä.
Kun ohjelmisto hoitaa tulorekisteri-ilmoitukset automaattisesti, yrittäjä vapautuu lakisääteisestä hallinnosta ja voi keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen.
Palkanlaskentaohjelma pienyritykselle – kustannukset ja säästöt
Palkanlaskentaohjelman hinta saattaa ensin tuntua ylimääräiseltä kuluerältä, mutta oikein valittuna se on useimmiten kannattava investointi. Toimialan yleisten arvioiden mukaan tilitoimiston kautta ulkoistettu palkanlaskenta maksaa tyypillisesti 15–40 euroa per palkka kuukaudessa – yhdelläkin vakituisella työntekijällä puhutaan siis noin 200–500 euron vuosikustannuksesta pelkästä palkanlaskennasta. Oma pilviohjelma maksaa usein selvästi vähemmän jo muutaman palkansaajan yrityksessä.
Lisäksi on huomioitava sanktiot: myöhästymismaksu tulorekisteri-ilmoituksesta voi pienelläkin yrityksellä nousta merkittäväksi, jos ilmoitukset jätetään toistuvasti myöhässä tai puutteellisina. Hyvä palkanlaskentaohjelma eliminoi tämän riskin automaattisella lähetyksellä.
Itse vai tilitoimiston kautta – milloin ohjelma riittää?
Moni pienyrittäjä miettii, onko palkanlaskentaohjelma sopiva ratkaisu vai kannattaako palkanlaskenta ulkoistaa kokonaan tilitoimistolle. Vastaus riippuu pitkälti palkansaajien määrästä, palkkauksen monimutkaisuudesta ja yrittäjän omasta ajasta.
| Tilanne | Suositus | Perustelu |
|---|---|---|
| 1–2 palkansaajaa, yksinkertainen palkka | Oma ohjelma | Kustannustehokas, helppo oppia |
| 3–10 palkansaajaa, eri TES-ehdot | Oma ohjelma + tuki | Ohjelma hoitaa TES-laskennan |
| Paljon urakka- tai provisiopalkkaa | Tilitoimisto tai erikoisohjelma | Monimutkaisempi laskenta |
| Kasvava yritys, useita toimipaikkoja | Laajempi HR-järjestelmä | Tarvitaan enemmän raportointia |
Käytettävissä olevien markkinatietojen perusteella suuri osa suomalaisista mikroyrityksistä käyttää nykyisin joko kirjanpito-ohjelmaan integroitua palkanlaskentamoduulia tai erillistä pilvi-palkanlaskentaohjelmaa. Parhaat palkanlaskentaohjelmat 2026 -vertailussa käydään läpi eri ohjelmistojen soveltuvuus erikokoisille yrityksille.
Palkanlaskentaohjelman valintakriteerit – muistilista pienyrittäjälle
Ohjelmiston valinnassa kannattaa käydä järjestelmällisesti läpi seuraavat kysymykset ennen ostopäätöstä:
- Tukeeko ohjelma sähköistä tulorekisteri-integraatiota suoraan Verohallintoon?
- Onko ohjelmisto yhteensopiva käyttämäsi tilitoimiston järjestelmän kanssa?
- Päivittyykö ohjelma automaattisesti lainsäädäntömuutosten mukaan (veroasteikot, TES-korotukset)?
- Miten palkkalaskelmat toimitetaan työntekijöille – sähköisesti vai paperilla?
- Onko hinnoittelu selkeä ja skaalautuuko se yrityksen kasvaessa?
- Tarjoaako toimittaja suomenkielistä asiakastukea?
- Onko ohjelmistossa lomapalkkalaskuri ja vuosilomakirjanpito?
- Miten ohjelmisto käsittelee työsuhde-etuja (puhelinetu, autoetu, polkupyöräetu)?
Palkanlaskennan virheet maksavat aina enemmän kuin hyvä ohjelmisto – joko sanktioina, korjaustöinä tai menetettyinä työtunteina.
Palkanlaskentaohjelma pienyritykselle – maksuvelvoitteet ja työnantajamaksut
Hyvä palkanlaskentaohjelma ei laske ainoastaan nettopalkkaaa, vaan huomioi kaikki työnantajalle kuuluvat sivukulut. Ilmarisen työnantajaohjeessa muistutetaan, että palkkailmoitus tulorekisteriin on tehtävä viiden päivän kuluessa palkanmaksusta – ohjelmiston on tuettava tätä automaattisesti.
Työnantajamaksut, jotka ohjelman on osattava käsitellä, ovat muun muassa:
- TyEL-maksu (työntekijän eläkevakuutusmaksu, työnantajan osuus)
- Työnantajan sairausvakuutusmaksu (maksetaan Verohallinnolle)
- Tapaturmavakuutusmaksu
- Työttömyysvakuutusmaksu (työnantajan osuus)
- Ryhmähenkivakuutusmaksu (yleensä sidottu tapaturmavakuutukseen)
Käytettävissä olevien markkinatietojen perusteella työnantajan sivukulut ovat Suomessa yhteensä noin 20–25 prosenttia bruttopalkan päälle riippuen toimialan TES-sopimuksesta ja vakuutusmuodoista. Tarkka laskenta vaihtelee yrityskohtaisesti. Ymmärtäminen, kuinka paljon palkasta lopulta jää käteen, on tärkeää myös työntekijöille – lisätietoa aiheesta löytyy artikkelista kuinka paljon palkasta jää käteen.
Usein kysytyt kysymykset
Onko palkanlaskentaohjelma pakollinen pienyritykselle?
Ei lain kirjaimen mukaan, mutta tulorekisteri-ilmoitukset on toimitettava sähköisesti viiden päivän kuluessa palkanmaksusta. Käytännössä tämä edellyttää joko palkanlaskentaohjelmistoa, tilitoimistopalvelua tai tulorekisterin omaa sähköistä asiointipalvelua. Manuaalinen taulukkolaskenta ei yleensä riitä ilman merkittävää manuaalista työmäärää.
Voiko tulorekisteri-ilmoituksen tehdä ilman erillistä ohjelmistoa?
Kyllä, Verohallinnon sähköisessä asiointipalvelussa (OmaVero) voi tehdä tulorekisteri-ilmoituksia manuaalisesti. Tämä sopii yritykselle, jolla on vain satunnaisia tai harvaluonteisia palkanmaksuja. Säännöllisesti palkkaa maksavalle yritykselle oma palkanlaskentaohjelma on kuitenkin huomattavasti tehokkaampi ratkaisu.
Mitä tapahtuu, jos tulorekisteri-ilmoitus myöhästyy?
Verohallinto voi määrätä myöhästymismaksun, jonka suuruus riippuu myöhästymisen pituudesta ja ilmoitusten lukumäärästä. Toistuva myöhästyminen voi johtaa merkittäviin kustannuksiin. Palkanlaskentaohjelma eliminoi tämän riskin lähettämällä ilmoitukset automaattisesti oikeaan aikaan.
Mikä on edullisin palkanlaskentaohjelma pienyritykselle?
Fennoa ja vastaavat mikroyrityksille suunnatut ratkaisut tarjoavat yleensä edulliset lähtöhinnat pienyrityksen tarpeisiin. Hinnat vaihtelevat toimittajan, palkansaajien määrän ja ominaisuuksien mukaan. Monet toimittajat tarjoavat ilmaisen kokeilujakson, jonka aikana voi arvioida ohjelmiston soveltuvuutta ennen sitoutumista.
Tarvitseeko palkanlaskentaohjelmaa päivittää manuaalisesti?
Pilvipohjaiset palkanlaskentaohjelmat päivittyvät automaattisesti. Toimittaja huolehtii siitä, että ohjelma vastaa aina voimassa olevia lainsäädäntövaatimuksia, kuten tulorekisterin vuosittaisia tietosisältömuutoksia. Tämä on merkittävä etu manuaaliseen laskentaan verrattuna.
Voiko sama ohjelma hoitaa sekä kirjanpidon että palkanlaskennan?
Kyllä. Esimerkiksi Procountor ja Netvisor ovat taloushallinnon kokonaisratkaisuja, joihin kuuluu sekä kirjanpito, laskutus että palkanlaskenta samassa järjestelmässä. Tämä yhdistelmä soveltuu erityisen hyvin pienyrityksen tarpeisiin, koska kaikki taloushallinnon data on yhdessä paikassa.
Yhteenveto – näin valitset oikean ohjelman
Palkanlaskentaohjelma pienyritykselle on käytännössä välttämättömyys heti, kun yritys palkkaa ensimmäisen työntekijän. Oikea valinta perustuu kolmeen pääkriteeriin: tulorekisteri-integraation toimivuuteen, yhteensopivuuteen tilitoimiston järjestelmän kanssa ja hinnoittelun selkeyteen.
Suomalaisille pienyrityksille sopivimpia ratkaisuja ovat 2026 Procountor, Netvisor, Fennoa ja Visma Payroll. Pienyritys kannattaa aloittaa ilmaisella kokeilujaksolla ja varmistaa, että ohjelmisto tukee kaikkia tarvittavia ilmoitusvelvoitteita. Edullisimmat palkanlaskentaratkaisut pienyrityksille -artikkelissa käydään läpi tarkemmin eri hintaluokkien vaihtoehdot.
Lähteet
- Verohallinto: Tulorekisterin ilmoittamisen määräajat – haettu 22.7.2026
- Suomen Taloushallintoliitto: Tulorekisterin ilmoitukset – yrityksen muistilista 2025 – haettu 22.7.2026
- Suomi.fi: Tulorekisteri – Verohallinto – haettu 22.7.2026
- Suomen Yrittäjät: Yrittäjyys Suomessa – haettu 22.7.2026
- Ilmarinen: Palkkatietojen ilmoittaminen tulorekisteriin – haettu 22.7.2026
- Patentti- ja rekisterihallitus: Tilasto kaupparekisteristä 2025 – haettu 22.7.2026
- Tilastokeskus: Yritysdemografia – haettu 22.7.2026
