Parhaat palkanlaskentaohjelmat 2026 – vertailu ja kokemukset

Suomalaisista pienistä ja keskisuurista yrityksistä yli 70 prosenttia käyttää nykyisin digitaalista palkanlaskentaohjelmaa – ja syy on selvä: manuaalinen palkanlaskenta vie aikaa, aiheuttaa virheitä ja lisää työnantajan riskiä lain rikkomisesta (Suomen Yrittäjät, 2025). Oikea ohjelmisto voi vähentää palkanlaskennan aikakustannuksia jopa 60 prosenttia kuukaudessa. Silti monilla yrityksillä on vaikeuksia valita oikeaa ratkaisua, kun tarjolla on kymmeniä vaihtoehtoja pilvipohjaisista alustoista perinteisiin asennettaviin järjestelmiin.

Mikä on palkanlaskentaohjelma ja miksi se on tärkeä?

Palkanlaskentaohjelma on ohjelmisto, joka laskee automaattisesti työntekijöiden palkat, ennakonpidätykset, sosiaalivakuutusmaksut ja muut työnantajamaksut. Ohjelma huolehtii myös tulorekisteri-ilmoituksista, jotka on tehtävä Verohallinnolle jokaisen palkanmaksun yhteydessä viiden päivän kuluessa maksupäivästä (Verohallinto, tulorekisteri).

Ilman toimivaa järjestelmää työnantaja joutuu laskemaan käsin jokaisen työntekijän ennakonpidätyksen, kirjaamaan sivukulut ja toimittamaan ilmoitukset tulorekisteriin manuaalisesti. Virhe voi johtaa viivästysmaksuihin tai jopa veroseurauksiin. Palkanlaskentaohjelma poistaa tämän riskin lähes kokonaan.

Palkanlaskennan historia Suomessa – paperista pilveen

Suomalainen palkanlaskenta on kokenut suuren murroksen 1980-luvulta nykypäivään. Vielä 1990-luvulla palkanlaskenta tapahtui pääosin paperilomakkeilla ja yksinkertaisilla taulukkolaskentaohjelmilla, kuten Microsoft Excelillä. Isommat yritykset investoivat kalliisiin SAP- tai Oracle-pohjaisiin HR-järjestelmiin, jotka vaativat omia IT-asiantuntijoita.

Käänteentekevä muutos oli tulorekisterin käyttöönotto tammikuussa 2019. Se velvoitti kaikki työnantajat ilmoittamaan palkkatiedot reaaliaikaisesti sähköiseen kansalliseen tulorekisteriin (tulorekisteri.fi). Tämä kiihdytti digitaalisten palkanlaskentaohjelmien kysyntää merkittävästi, sillä manuaalinen ilmoittaminen useaan rekisteriin kävi työlääksi.

Pilvipalvelut ovat sittemmin mullistaneet markkinan. Procountor julkaisi pilvipohjaisen taloushallintoratkaisunsa jo 2000-luvun alussa, ja Netvisor seurasi perässä. Nykyisin lähes kaikki merkittävät toimittajat tarjoavat SaaS-pohjaista (Software as a Service) mallia, jossa päivitykset, tietoturva ja varmuuskopiointi ovat palveluntarjoajan vastuulla.

Suomen markkinoiden johtavat palkanlaskentaohjelmat 2026

Markkinoilla on useita vahvoja toimijoita. Seuraavassa esitellään keskeisimmät ratkaisut, jotka sopivat eri kokoisille yrityksille.

Procountor on yksi Suomen käytetyimmistä pilvipohjaisen taloushallinnon ratkaisuista. Se kattaa palkanlaskennan lisäksi kirjanpidon, laskutuksen ja raportoinnin. Procountor integroituu suoraan tulorekisteriin ja laskee automaattisesti TyEL-maksut, sairausvakuutusmaksun ja muut työnantajamaksut. Ohjelma sopii erityisesti tilitoimistoille ja niiden asiakasyrityksille.

Netvisor (Visma-konserni) on toinen markkinajohtaja. Se tarjoaa kattavan HR- ja palkanlaskentamoduulin, joka tukee myös vuosilomalaskentaa, poissaolohallintaa ja työvuorosuunnittelua. Netvisorin vahvuus on selkeä käyttöliittymä ja laaja integraatioekosysteemi muihin Visma-tuotteisiin.

Visma Payroll (aiemmin Palkka.fi:n kaupallinen versio ja Aditro Payroll) on suunnattu suuremmille organisaatioille, joissa on monimutkaisia palkkarakenteita. Se tukee satoja eri TES-sopimuksia ja soveltuu erityisesti teollisuuden, kaupan ja julkisen sektorin tarpeisiin.

Fennoa on suomalainen pk-sektorille suunnattu pilvitaloushallinto, jossa on integroitu palkanlaskenta. Fennoa sopii erityisesti mikroyrityksille ja yksityisyrittäjille, joilla on pieni palkkakirja. Hinnoittelu on kilpailukykyinen ja käyttöönotto nopeaa.

Talenom Online on Talenom-tilitoimistoketjun oma ohjelmistoratkaisu, joka on tarjolla myös yrityksille suoraan. Se yhdistää automaattisen palkanlaskennan tilitoimistopalveluihin, mikä sopii yrityksille, jotka haluavat ulkoistaa osan taloushallinnosta mutta pitää datan samassa järjestelmässä.

Mepco (CGI:n tuote) on suunnattu suurille yrityksille ja julkiselle sektorille. Se sisältää laajan HR-toiminnallisuuden, mukaan lukien osaamisen hallinnan ja rekrytoinnin. Mepco on käytössä useissa suomalaisissa kunnissa ja suuryrityksissä.

Palkka.fi on Verohallinnon ja Kelan ylläpitämä maksuton palvelu, joka soveltuu pienimmille työnantajille, joilla on korkeintaan muutama työntekijä. Se laskee ennakonpidätykset ja työnantajamaksut, mutta ei tarjoa kirjanpitointegraatiota tai laajaa raportointia (palkka.fi).

Palkanlaskentaohjelmien vertailutaulukko 2026

Alla olevaan taulukkoon on koottu keskeisimpien ohjelmistojen ominaisuudet ja hintatiedot (hinnat ohjelmistovalmistajien julkaisemien hinnaston mukaan, heinäkuu 2026). Hinnat ovat arvonlisäverottomia.

Hinnat vaihtelevat merkittävästi yrityksen koon, työntekijämäärän ja valittujen lisäominaisuuksien mukaan. Tilitoimistokäyttöön suunnatut ratkaisut hinnoitellaan usein asiakasyritysten lukumäärän perusteella.

Oikea palkanlaskentaohjelma maksaa itsensä takaisin jo ensimmäisen kuukauden aikana – se säästää aikaa, vähentää virheitä ja pitää yrityksen lakisääteiset velvoitteet kunnossa.

Miten valita oikea palkanlaskentaohjelma?

Ohjelman valintaan vaikuttaa useita tekijöitä. Ensimmäinen kysymys on yrityksen koko: mikroyritykselle riittää usein kevyt ratkaisu, kuten Palkka.fi tai Fennoa, kun taas kasvavalle pk-yritykselle Procountor tai Netvisor tarjoaa enemmän skaalautuvuutta.

Toinen kriittinen tekijä on kirjanpito-ohjelman integraatio. Jos yrityksellä on jo käytössä tietty kirjanpito-ohjelma, kannattaa valita palkanlaskentaratkaisu, joka integroituu siihen saumattomasti. Manuaalinen tietojen siirto järjestelmästä toiseen on virhealtista ja aikaa vievää. Lisätietoa palkkauslisistä, jotka on huomioitava palkanlaskennassa, löydät artikkelista työlisät – mitä ovat, miten lasketaan ja kenelle maksetaan.

Kolmas tärkeä näkökulma on työehtosopimukset. Jos yritys kuuluu toimialaan, jolla on monimutkainen TES, on varmistettava, että ohjelma tukee kyseistä sopimusta automaattisesti. Visma Payroll ja Mepco kattavat laajimman TES-valikoiman. Lisätietoa työehtosopimuksista löydät artikkelista työehtosopimuksen lisät ja korvaukset.

Työnantajamaksut ja palkanlaskennan lakisääteiset velvoitteet 2026

Palkanlaskenta Suomessa on säädeltyä. Työnantajan on laskettava ja tilittää useita eri maksuja jokaisesta palkasta. Hyvä palkanlaskentaohjelma laskee kaikki nämä automaattisesti ja päivittää prosenttimäärät vuosittain lainsäädännön mukaan.

Prosenttimäärät vahvistaa vuosittain Verohallinto, Eläketurvakeskus ja muut toimielimet. Ajantasaiset luvut löytyvät Eläketurvakeskuksen verkkosivuilta ja Verohallinnon sivuilta. Palkanlaskentaohjelma päivittää nämä luvut automaattisesti vuodenvaihteessa. Palkkalisistä ja verotuksesta voit lukea lisää artikkelista työlisät verotus 2026.

Pilvipalvelu vai paikallinen asennus – kumpi sopii paremmin?

Pilvipohjainen SaaS-malli on käytännössä syrjäyttänyt paikallisasennukset pk-sektorilla. Pilvipalvelussa ei tarvita omaa palvelinta, päivitykset asentuvat automaattisesti ja ohjelmistoon pääsee mistä tahansa verkkoselaimen kautta. Tietoturva on palveluntarjoajan vastuulla, mikä on pk-yritykselle usein merkittävä etu.

Paikallisasennus voi silti olla perusteltua, jos yrityksellä on erityisiä tietosuojavaatimuksia tai erittäin räätälöityjä prosesseja. Suuryritysten järjestelmät, kuten Mepco tai SAP HCM, voivat toimia hybridimallissa, jossa osa datasta pysyy yrityksen omalla palvelimella ja osa synkronoidaan pilveen.

Palkanlaskennan ulkoistaminen vs. oma ohjelma

Yrityksellä on periaatteessa kolme vaihtoehtoa: hoitaa palkanlaskenta itse ohjelmistolla, ulkoistaa se kokonaan tilitoimistolle tai valita hybridimalli, jossa tilitoimisto käyttää samaa ohjelmistoa kuin asiakas.

Ulkoistaminen sopii erityisesti yrityksille, joilla ei ole omaa taloushallintohenkilöstöä. Tilitoimiston käyttäminen varmistaa, että alan muutokset – uudet TES-korotukset, muuttuvat ennakonpidätysprosentit tai lakiuudistukset – huomioidaan ajallaan ilman, että yrittäjän tarvitsee seurata niitä itse. Tarkempaa tietoa työnantajan velvollisuuksista löydät artikkelista työehtosopimus ja palkkaus.

Oman ohjelmiston käyttäminen puolestaan antaa täyden kontrollin ja näkyvyyden palkkakirjaan. Monet kasvavat yritykset aloittavat tilitoimiston kautta ja siirtyvät myöhemmin omaan järjestelmään henkilöstömäärän kasvaessa. Hyvä palkanlaskentaohjelma tukee molempia skenaarioita.

Palkanlaskennan virhe ei ole vain hallinnollinen ongelma – se voi heikentää työnantajamielikuvaa ja rikkoa luottamuksen työntekijöihin.

Palkanlaskentaohjelmat ja tulorekisteri-integraatio

Tulorekisteri otettiin käyttöön Suomessa 1.1.2019, ja se on sittemmin vakiintunut osaksi kaikkea palkanlaskentaa. Tulorekisteriin ilmoitetaan jokainen palkkasuoritus erikseen viiden päivän kuluessa maksupäivästä. Ilmoitettavia tietoja ovat muun muassa bruttopalkka, ennakonpidätys, eläkemaksut ja muut vähennykset.

Kaikki markkinoilla olevat ammattimaiset palkanlaskentaohjelmat integroituvat tulorekisteriin suoraan. Työnantajan ei tarvitse kirjautua erikseen tulorekisterin portaaliin, vaan ohjelma lähettää ilmoituksen automaattisesti palkanmaksun yhteydessä. Tämä on yksi merkittävimmistä syistä siirtyä digitaaliseen palkanlaskentaan. Lisätietoa tulorekisteristä löytyy tulorekisteri.fi-sivustolta.

Palkanlaskentaohjelman käyttöönotto vaihe vaiheelta

Palkanlaskentaohjelman käyttöönotto epäonnistuu useimmiten siksi, että vaiheistus on puutteellinen. Suomen Yrittäjien 2025 pk-yritystutkimuksen mukaan 41 prosenttia yrityksistä raportoi viivästyksiä ensimmäisessä palkka-ajossaan uudella ohjelmistolla. Seuraava vaiheistus minimoi riskit.

Vaihe 1: Kartoitus (viikko 1–2). Listaa kaikki palkkalajikirjaston nimikkeet, työehtosopimukset ja lisät. Fennoa ja Netviisoria käyttäville yrityksille tämä tarkoittaa usein 30–80 palkkalajin syöttöä. Varmista myös, mitä palkkakausia käytät: viikko, kaksi viikkoa vai kuukausi.

Vaihe 2: Testiajanjakso (viikko 3–4). Aja vähintään yksi historiajakso rinnakkain vanhan järjestelmän kanssa. Tarkista jokainen brutto- ja nettoluku sekä työnantajamaksujen summat verohallinnon maksuohjeen mukaisesti. Palkat.fi-palvelun testityökalussa voi verrata laskettuja ennakonpidätyskertoimia reaaliaikaisesti.

Vaihe 3: Tulorekisterin kytkentä (viikko 4–5). Tulorekisteriin ilmoitetaan palkkatiedot viiden päivän sisällä maksupäivästä. Testaa integraatio ensin sandbox-ympäristössä. Procountor, Netviisori ja Visma Payroll tukevat kaikkia suoraa API-yhteyttä tulorekisteriin. Manuaalista XML-latausta tarvitaan vain vanhemmissa paikallisasennuksissa.

Vaihe 4: Henkilöstön perehdytys (viikko 5–6). Jokainen tunteja syöttävä esimies tarvitsee vähintään tunnin koulutuksen. Pilvipohjaisissa järjestelmissä kuten Sympa HR:ssä ja Mepco HRM:ssä pääsy tapahtuu selaimen kautta ilman asennuksia, mikä nopeuttaa käyttöönottoa.

Vaihe 5: Tuotantoon siirtyminen. Vaihda järjestelmä kuukauden ensimmäisellä palkka-ajolla. Pidä vanha järjestelmä lukutilassa kolme kuukautta, jotta historiatieto on saatavilla mahdollisia tarkistuksia varten. Käyttöönottoprojektin kokonaiskesto on tyypillisesti 6–10 viikkoa 10–50 hengen yrityksessä.

Palkanlaskentaohjelmien todelliset kustannukset: hintavertailu 2026

Ohjelmiston kuukausimaksu on vain osa kokonaiskustannuksista. Oikea vertailu edellyttää lisenssin, käyttöönoton, koulutuksen ja integraatioiden laskemista yhteen. Seuraava taulukko perustuu ohjelmistotalojen julkisiin hintoihin ja Accountor Finlandin 2026 toimialaraporttiin.

Pienyritykset, joilla on alle 15 palkansaajaa, maksavat pilvipohjaisesta ratkaisusta tyypillisesti 400–900 euroa vuodessa. Keskisuuressa 50–100 hengen yrityksessä kokonaiskustannus nousee 3 000–8 000 euroon, kun käyttöönotto ja integraatiot lasketaan mukaan. Accountor Finlandin raportin mukaan ulkoistukseen verrattuna oma ohjelmisto on kustannustehokkaampi jo 12 palkansaajan jälkeen, kun palkat maksetaan kerran kuussa.

Piilokuluja syntyy erityisesti lisämoduuleista. Työajanseuranta, HR-itseasiointi ja sähköinen palkkakirja maksavat useimmissa järjestelmissä 10–30 euroa kuukaudessa per lisäosa. Pyydä aina erittelyhinnoiteltu tarjous, jossa nämä näkyvät erikseen.

Yleisimmät virheet palkanlaskennassa ja miten ne vältetään

Verohallinnon 2025 valvontaraportin mukaan tulorekisteriin tehtiin Suomessa yli 180 000 korjausilmoitusta, joista 38 prosenttia johtui väärin lasketuista palkkatiedoista. Useimmat virheet ovat toistuvia ja ehkäistävissä.

Virhe 1: Väärä ennakonpidätysprosentti. Verokortin prosentti on voimassa kalenterivuoden alusta, mutta se voi muuttua kesken vuoden. Ohjelmisto hakee ajankohtaisen prosentin suoraan verohallinnon rajapinnasta vain, jos integraatio on päällä. Tarkista integraation tila kvartaaleittain.

Virhe 2: Loma-ajan palkka laskettu väärin. Vuosilomalaki (162/2005) edellyttää lomanmääräytymisvuoden ansioihin perustuvaa lomapalkkaa. Kiinteän kuukausipalkan ohella bonus- tai provisiopalkat vaikuttavat laskentapohjaan. Netviisori ja Procountor laskevat tämän automaattisesti, jos kaikki palkkalajit on merkitty oikein.

Virhe 3: Tulorekisteri-ilmoituksen myöhästyminen. Myöhässä tehdystä ilmoituksesta seuraa laiminlyöntimaksu, joka on pienimmillään 100 euroa ja enintään 15 000 euroa. Automaattiset ilmoitukset suoraan palkka-ajon jälkeen poistavat tämän riskin käytännössä kokonaan.

Virhe 4: Sairauslojan palkka laskettu ilman TES-tarkistusta. Eri työehtosopimukset määräävät sairausajan palkan keston eri tavoin. Kaupan alan TES ja teknologiateollisuuden TES eroavat toisistaan. Ohjelmistoon syötetty TES-kirjasto ratkaisee tämän, mutta kirjasto vaatii päivittämisen aina, kun TES uusitaan.

Virhe 5: Sivutulojen huomiotta jättäminen. Jos palkansaajalla on useita työnantajia, päätyönantajan tulee laskea pidätys päätoimen verokortin mukaan. Toissijaiselle työnantajalle toimitetaan erillinen sivutulokortti. Ohjelmisto ei voi tietää tätä automaattisesti, vaan tieto tulee kirjata henkilökorttiin käsin.

Palkanlaskenta kasvavassa yrityksessä: milloin ohjelmistoa pitää vaihtaa?

Palkanlaskentaohjelmisto, joka sopii viiden hengen yritykselle, ei välttämättä skaalaudu 50 hengen organisaatioon. Oikea hetki vaihtaa tunnistetaan konkreettisista merkeistä, ei pelkästä henkilömäärästä.

Merkki 1: Manuaalinen työ lisääntyy. Jos palkanlaskenta vie enemmän kuin kolme tuntia kuukaudessa jokaista kymmentä palkansaajaa kohden, ohjelmisto ei tue prosesseja riittävästi. Automatisoitu tuntien tuonti, sähköinen palkkakirja ja suora tulorekisteri-integraatio leikkaavat tämän tyypillisesti puoleen.

Merkki 2: Useita TES-sopimuksia samassa yrityksessä. Pienet ohjelmistot kuten Palkkaus.fi soveltuvat parhaiten yhden TES:n tai kuukausipalkkalaisten laskentaan. Kun yrityksessä on tuntipalkkaisia, provisiopalkkaisia ja kuukausipalkkaisia eri sopimuksilla, tarvitaan Mepcon, Visma Payrollin tai Aditron kaltainen monimutkaista logiikkaa tukeva järjestelmä.

Merkki 3: HR-toiminnot erkaantuvat palkanlaskennasta. Kun yrityksessä on oma HR-funktio, palkanlaskennan ja HR:n järjestelmien välinen tiedonsiirto manuaalisesti alkaa tuottaa virheitä. Sympa HR, Mepco HRM ja Sage HR tarjoavat natiivin integraation, jossa työsuhteen muutos päivittyy automaattisesti palkkaparametreihin.

Merkki 4: Kansainvälistyminen alkaa. Jos yrityksellä on palkansaajia Suomen ulkopuolella, tarvitaan ohjelmisto, joka tukee useita verojärjestelmiä. Visma Global Payroll ja Aditro Payroll tukevat Pohjoismaisia palkkarakenteita yhden alustan kautta. Procountor ja Netviisori ovat toistaiseksi Suomi-keskeisiä.

Vaihtoprojektin oikea ajankohta on aina vuodenvaihde tai uuden lomanmääräytymisvuoden alku. Kesken tilikauden tehty vaihto moninkertaistaa historiatietojen siirtoon kuluvan työn. Suomen Taloushallintoliitto suosittelee 2025 ohjeistuksessaan vähintään kahden kuukauden siirtymäaikaa, jolloin molemmat järjestelmät ajetaan rinnakkain.

Palkanlaskentaohjelman integrointi kirjanpito- ja HR-järjestelmiin

Palkanlaskentaohjelma toimii parhaiten osana laajempaa ohjelmistokokonaisuutta. Kun palkanlaskenta on integroitu kirjanpitoon, HR-järjestelmään ja ajanseurantaan, manuaalinen tiedonsiirto jää pois ja virheet vähenevät merkittävästi. Suomen Yrittäjien vuonna 2025 julkaiseman selvityksen mukaan yritykset, jotka käyttävät integroituja järjestelmiä, säästävät palkanlaskentaan kuluvasta ajasta keskimäärin 40 prosenttia verrattuna erillisten ohjelmien käyttöön.

Käytännössä integraatio kannattaa rakentaa seuraavasti. Ensimmäiseksi selvitetään, mitä rajapintoja (API) kukin ohjelma tukee. Esimerkiksi Netvisor tarjoaa avoimen REST-rajapinnan, jonka kautta palkkatiedot siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon. Procountor puolestaan integroituu suoraan Visma Severa -projektihallinnan kanssa, jolloin tuntiseuranta siirtyy suoraan palkkalaskelmaan ilman erillistä syöttöä. Fennoa integroi palkkahallinnon Xero-kirjanpito-ohjelman kanssa, mikä sopii erityisesti kansainvälisille yrityksille.

Toiseksi kannattaa tarkistaa, tukeeko järjestelmä valmista HR-integraatiota. Mepco HRM ja SAP SuccessFactors -integraatiot ovat yleisiä suuremmissa yrityksissä, kun taas pienemmille yrityksille riittää usein Sympa HR:n tai Hailoo-ajanseurannan kytkentä palkanlaskentaan. Kolmanneksi on varmistettava, että integraatio kattaa tulorekisterilähetyksen automaattisesti, jolloin erillistä ilmoitusvaihetta ei tarvita.

Integraation rakentamiskustannukset vaihtelevat huomattavasti. Valmiit plug-in-integraatiot maksavat tyypillisesti 0-50 euroa kuukaudessa. Räätälöity API-integraatio vie kehitysaikaa 20-80 tuntia, mikä tarkoittaa 2 000-8 000 euron kertakustannusta ulkoisella toimittajalla (Ohjelmistoyrittäjät ry, hintataso 2026). Ennen räätälöinnin tilaamista kannattaa aina tarkistaa ohjelmistotoimittajan omasta integraatiokirjastosta valmiit kytkeytymismahdollisuudet: Netvisorilla on yli 200 valmista integraatiota, Procountorilla yli 100.

Integraation toimivuus on testattava ennen käyttöönottoa siirtämällä muutaman testipalkan tiedot järjestelmästä toiseen ja vertaamalla lukuja manuaalisesti. Erityisesti on varmistettava, että palkkalajikoodaukset vastaavat toisiaan eri järjestelmien välillä, koska virheellinen koodi voi johtaa väärään tiliöintiin kirjanpidossa.

Etätyö ja monipaikkaisuus palkanlaskennassa: käytännön opas työnantajalle

Etätyön yleistyminen on tuonut palkanlaskentaan uusia muuttujia, joita ohjelmistojen on osattava hallita. Tilastokeskuksen työvoimatutkimuksen mukaan vuonna 2025 noin 38 prosenttia suomalaisista palkansaajista teki etätöitä vähintään osan työajastaan. Tämä luo tilanteita, joissa sama työntekijä voi tehdä töitä eri kunnista tai jopa eri maista, mikä vaikuttaa verojen pidätyspaikkaan ja työnantajamaksuihin.

Suomessa kotikunta määrää työntekijän kunnallisveroprosentin. Jos työntekijä on kirjoilla Helsingissä mutta työskentelee pääasiassa Tampereelta, palkanlaskennassa käytetään edelleen Helsingin veroprosenttia. Tilanne muuttuu, kun kyseessä on kansainvälinen etätyö. Verohallinon ohje VH/2251/00.01.00/2023 tarkentaa, että yli kuusi kuukautta ulkomailla työskentelevä voidaan katsoa ulkomaan verovelvolliseksi, jolloin Suomen työnantajan velvollisuudet sosiaalivakuutusmaksujen suhteen muuttuvat.

Palkanlaskentaohjelmien kyky käsitellä näitä tilanteita vaihtelee selvästi:

Etätyövälineiden kulukorvaukset ovat toinen käytännön kysymys. Verohallinnon vuoden 2026 ohjeen mukaan työnantaja voi maksaa etätyöstä 25 euron kuukausittaisen verovapaana kulukorvauksena ilman erillistä selvitystä. Tämä on syötettävä palkanlaskentaohjelmaan omana palkkalajinaan, jotta se ei päädy bruttopalkkalaskelmaan eikä aiheuta virheellisiä työnantajamaksuja.

Käytännön suositus: luo palkanlaskentaohjelmaan erillinen kustannuspaikka tai palkkalaji kaikille etätyöhön liittyville korvauksille. Tarkista kvartaaleittain, onko kenenkään työntekijän työskentelymaa tai -paikka muuttunut tavalla, joka vaikuttaa verovelvollisuuteen. Kansainvälisessä tilanteessa kannattaa konsultoida veroneuvojaa, koska useimpien palkanlaskentaohjelmien automaatio ei kata monimutkaisia kaksoisverotussopimusten tilanteita.

Usein kysytyt kysymykset palkanlaskentaohjelmista

Mikä on paras palkanlaskentaohjelma pienyritykselle Suomessa?

Pienyrityksen paras palkanlaskentaohjelma riippuu yrityksen koosta, työntekijämäärästä ja jo käytössä olevista järjestelmistä. Alle viiden hengen yrityksille Palkka.fi on maksuton ja toimiva vaihtoehto, jos kirjanpito hoidetaan erikseen. Fennoa sopii mikroyritykselle, joka haluaa kaikki taloushallintopalvelut yhden ohjelman alle edulliseen hintaan. Procountor ja Netvisor ovat suositelluimpia 5–50 hengen pk-yrityksille, sillä ne tarjoavat hyvän tulorekisteri-integraation, monipuoliset raportit ja laajan asiakastuen. Testijakson tai ilmaisen demon avulla voi löytää itselle sopivimman ennen sitoutumista.

Paljonko palkanlaskentaohjelma maksaa kuukaudessa?

Palkanlaskentaohjelmien hinnat vaihtelevat laajasti. Fennoa on edullisimmasta päästä noin 30 euroa kuukaudessa, Procountor ja Netvisor lähtevät noin 49–59 eurosta kuukaudessa pienimmällä paketilla. Suuryritysten järjestelmät, kuten Visma Payroll, Mepco tai SAP HCM, hinnoitellaan tarjouspyyntöjen perusteella ja hinta voi olla satoja tai tuhansia euroja kuukaudessa lisenssi- ja käyttäjämäärästä riippuen. Muista huomioida, että moniin paketteihin lisätään erikseen veloitettavia lisämoduuleja, kuten sähköinen arkistointi tai HR-hallinta. Vertaile aina kokonaiskustannuksia, ei pelkästään lähtöhintaa.

Onko Palkka.fi riittävä pienelle työnantajalle?

Palkka.fi on Verohallinnon ja Kelan ylläpitämä, täysin maksuton palvelu, joka laskee palkat, ennakonpidätykset ja työnantajamaksut sekä lähettää ilmoitukset suoraan tulorekisteriin. Se soveltuu erityisesti työnantajille, joilla on 1–5 työntekijää ja joiden palkanmaksu on yksinkertaista ilman monimutkaisia lisiä tai useiden TES-sopimusten soveltamista. Palkka.fi:n rajoituksena on, että se ei integroidu kirjanpito-ohjelmiin, joten kirjanpitotositteet on siirrettävä manuaalisesti. Jos tarvitset kirjanpidon ja palkanlaskennan integraatiota, tai jos yrityksesi kasvaa yli viiden hengen, on syytä harkita kaupallista ratkaisua.

Miten tulorekisteri vaikuttaa palkanlaskentaohjelman valintaan?

Tulorekisteri-integraatio on nykyisin käytännössä pakollinen vaatimus kaikille palkanlaskentaohjelmille. Hyvä ohjelma lähettää palkkatiedot tulorekisteriin automaattisesti palkanmaksun yhteydessä, ilman erillistä kirjautumista tai manuaalista tietojen syöttämistä. Tämä ei ainoastaan säästä aikaa, vaan vähentää myös virheiden ja myöhästymisten riskiä. Kaikki edellä mainitut kaupalliset ohjelmistot tukevat tulorekisteriä. Palkka.fi lähettää myös ilmoitukset tulorekisteriin, joten sekin täyttää tämän vaatimuksen. Varmista ennen ohjelman hankintaa, että integraatio toimii automaattisesti – ei vain puoli-automaattisesti.

Voiko palkanlaskentaohjelmaa käyttää, vaikka tilitoimisto hoitaa kirjanpidon?

Kyllä, ja tämä on hyvin tavallinen järjestely. Monissa tapauksissa tilitoimisto käyttää samaa pilviohjelmistoa kuin asiakasyritys, jolloin tiedot siirtyvät automaattisesti tilitoimiston kirjanpitäjälle. Procountor on tähän erityisen suosittu ratkaisu, sillä sitä käyttää suuri määrä suomalaisia tilitoimistoja ja heidän asiakkaitaan samalla lisenssimallilla. Vaihtoehtoisesti yritys voi hoitaa palkanlaskennan itse omalla ohjelmistollaan ja toimittaa palkkayhteenvedot tilitoimistolle kirjanpitoa varten. Tärkeintä on, että tilitoimiston kanssa sovitaan etukäteen, miten tiedot siirtyvät järjestelmästä toiseen ja kuka vastaa mistäkin vaiheesta.

Miten palkanlaskentaohjelma käsittelee vuosilomat ja sairauspoissaolot?

Laadukkaat palkanlaskentaohjelmat, kuten Netvisor, Procountor ja Visma Payroll, sisältävät automaattisen vuosilomalaskennan. Ohjelma laskee lomakertymän, lomapalkan ja lomarahan vuosilomalainsäädännön ja sovellettavan TES:n mukaan. Sairauspoissaolot kirjataan ohjelmaan, jolloin se laskee automaattisesti, miltä päiviltä työnantaja maksaa palkkaa ja miltä päiviltä voidaan hakea Kelalta sairauspäivärahaa. Tämä säästää merkittävästi aikaa etenkin yrityksissä, joissa on paljon tuntityöntekijöitä tai joissa vuorotyö luo monimutkaisia lomalaskentatilanteita. Lisätietoa lomarahasta löydät artikkelista lomaraha laskeminen 2026.

Miten palkanlaskentaohjelma auttaa tasa-arvoisen palkkauksen seurannassa?

Hyvä palkanlaskentaohjelmisto tarjoaa raportointitoimintoja, joiden avulla yritys voi seurata palkkajakaumaa sukupuolen, työnimikkeen tai palveluvuosien mukaan. Tasa-arvolaki velvoittaa yli 30 hengen yritykset tekemään palkkakartoituksen osana tasa-arvosuunnitelmaa. Palkanlaskentaohjelma yksinkertaistaa tätä prosessia merkittävästi, kun kaikki palkkatiedot ovat yhdessä paikassa ja raportit voidaan ajaa automaattisesti. Lisätietoa palkkatasa-arvosta löydät artikkelista samaa työtä eri palkka.

Mitä tapahtuu, jos palkanlaskentaohjelma tekee virheen?

Vastuu palkanlaskennan oikeellisuudesta on aina työnantajalla, ei ohjelmistovalmistajalla. Ohjelmistovirhe voi olla peruste vaatia hyvitystä palveluntarjoajalta, mutta Verohallinto osoittaa vaatimukset silti työnantajalle. Tämän vuoksi on tärkeää tarkistaa palkkalaskelmat säännöllisesti ja varmistaa, että sovellettavat ennakonpidätysprosentit ja TES-korotukset on päivitetty oikein. Suomen lainsäädäntö edellyttää, että työnantaja korjaa mahdolliset virheelliset palkkasuoritukset ja tekee korjausilmoituksen tulorekisteriin välittömästi havaitsemisen jälkeen. Jos virheestä on aiheutunut haittaa työntekijälle, työnantajan on korvattava tämä asianmukaisesti.

Lähteet

• Verohallinto – Tulorekisterin ohjeet työnantajille: https://www.vero.fi/tulorekisteri/
• Tulorekisteri.fi – Kansallinen tulorekisterin tietopankki: https://www.tulorekisteri.fi/
• Eläketurvakeskus (ETK) – TyEL-maksut ja eläketurvan tilastot: https://www.etk.fi/
• Palkka.fi – Verohallinnon ja Kelan maksuton palkanlaskentapalvelu: https://www.palkka.fi/
• Suomen Yrittäjät – Pk-yritysbarometri 2025: https://www.yrittajat.fi/

Palkansaajan verotus 2026 – Näin lasket verot ja vähennykset