Automaattinen TES-laskenta palkanlaskentaohjelmassa – mitä vaatia?

Suomessa työnantajan on ilmoitettava palkkatiedot tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä – ja sama velvoite koskee jokaista palkkatapahtumaa. Kun yritys soveltaa yhtä tai useampaa työehtosopimusta (TES), manuaalinen laskenta muuttuu nopeasti virhealttiiksi ja aikaa vieväksi. Juuri tässä kohtaa palkanlaskentaohjelman TES-automaatio ratkaisee todellisen ongelman: ohjelma soveltaa sopimuksen sääntöjä automaattisesti, kunhan käyttäjä on valinnut oikean TES:n järjestelmään.

Mitä TES-automaatio tarkoittaa käytännössä?

Palkanlaskennan TES-automaatio ei ole yksi yksittäinen ominaisuus, vaan joukko laskentasääntöjä, jotka ohjelma soveltaa automaattisesti valitun työehtosopimuksen pohjalta. Kun yritys kirjaa työntekijän tunnit ja työvuorot järjestelmään, ohjelma laskee oikean peruspalkan, ylityökorvaukset, ilta- ja viikonloppulisät, sairausajan palkan sekä vuosilomakorvauksen – kaikki TES:n säännöillä.

Käytännön ero manuaaliseen laskentaan on merkittävä. Manuaalisessa työssä HR-asiantuntija tarkistaa lisät sopimustekstistä jokaisen palkanmaksun yhteydessä. Automaation myötä tarkistus tehdään kerran – kun ohjelma konfiguroidaan – ja sen jälkeen järjestelmä huolehtii oikeellisuudesta.

TES-automaation historia Suomessa

Suomessa palkanlaskennan sähköistyminen alkoi 1980- ja 1990-luvuilla yrityskohtaisilla atk-ohjelmilla, jotka laskivat peruspalkan mutta jättivät lisät käyttäjän laskettavaksi. Vähitellen ohjelmistoihin alettiin rakentaa TES-kohtaisia sääntöjä, ensin suurimmille toimialoille kuten kaupan ja metallin aloille.

Vuosi 2019 oli käännekohta: tulorekisterin käyttöönotto Suomessa ja Ruotsin henkilökohtaisen kuukausiraportoinnin käynnistyminen pakottivat ohjelmatoimittajat rakentamaan viranomaisrajapinnat kuntoon. Samalla kasvoi paine sille, että palkkatiedot ovat oikein jo laskentavaiheessa – ei vasta kirjanpitäjän tarkistuksessa.

Nykyisin Procountor, Netvisor, Visma Payroll ja Fennoa ovat Suomessa tunnetuimpia pilvipohjaisia palkanlaskentaratkaisuja, joihin on rakennettu TES-laskentaa eri laajuudessa. Ohjelmistojen TES-kattavuus vaihtelee kuitenkin merkittävästi: jotkut tukevat kymmeniä sopimuksia, toiset muutamaa.

Mitä palkkaeriä TES-automaatio laskee?

Toimiva TES-automaatio kattaa tyypillisesti seuraavat palkkaerät, kun ohjelma on konfiguroitu oikein:

• Peruspalkka – TES:n mukainen vähimmäispalkka tai palkkataulukon mukainen taso
• Ylityökorvaukset – 50 % ja 100 % korotukset oikeilla kynnysarvoilla
• Ilta-, yö- ja viikonloppulisät – sopimuksen mukaiset prosentit oikeille tuntiväleille
• Sairausajan palkka – karenssiajat ja palkan taso TES:n mukaan
• Vuosilomakorvaukset – lomapalkka ja lomaraha vuosilomalain ja TES:n yhdistelmänä
• Palkankorotukset – TES-kierroksilla sovitut prosenttikorotukset automaattisesti

Kaikkien näiden laskeminen käsin jokaisen palkkakauden lopussa vie aikaa ja altistaa virheille. Automaatio ei poista vastuuta, mutta se siirtää työn painopisteen kontrollointiin – ei toistuvaan manuaaliseen laskentaan.

Miksi TES-automatisointi on erityisen tärkeää Pohjoismaissa?

Pohjoismaisessa työsuhdekulttuurissa työehtosopimukset kattavat suuren osan palkansaajista. OECD:n ja ILO:n vertailutietojen mukaan Pohjoismaissa TES-peitto on huomattavasti korkeampi kuin EU:n keskiarvo – monilla toimialoilla lähes 100 %. Tämä tarkoittaa, että pelkkään lakiin nojautuva palkanlaskenta ei riitä: ohjelma, joka ei hallitse TES:n erikoissääntöjä, johtaa systemaattisiin virheisiin.

Norjassa työnantajien on raportoitava palkka- ja työsuhdetiedot a-meldingen-järjestelmän kautta kuukausittain (Skatteetaten). Ruotsissa vastaava järjestelmä on Skatteverketin arbetsgivardeklaration på individnivå, joka on ollut käytössä vuodesta 2019 (Skatteverket). Nämä velvoitteet tekevät TES-oikeellisuudesta kriittistä jo ennen raportoinnin hetkeä.

Suomessa tilanne on samankaltainen: tulorekisteri edellyttää oikeita palkkatietoja nopeasti. Tulorekisteriin ilmoitetaan palkkaerät eriteltynä, joten TES:n mukaisten lisien on oltava oikein jo laskentavaiheessa (Verohallinto / Tulorekisteri).

Pohjoismaisessa työsuhdekulttuurissa pelkkään lakiin nojautuva palkanlaskenta ei riitä – ohjelma, joka ei hallitse TES:n erikoissääntöjä, johtaa systemaattisiin virheisiin.

Miten TES-automaation taso vaihtelee ohjelmien välillä?

Kaikki palkanlaskentaohjelmat eivät tarjoa yhtä laajaa TES-automatiikkaa. Hyvä tapa arvioida ohjelmaa on tarkistaa, kuinka monelle TES:lle ohjelma tarjoaa valmiit säännöt ja miten nopeasti nämä säännöt päivittyvät uuden sopimuskierroksen jälkeen.

Suomalaisista ohjelmista Procountor ja Netvisor edustavat kehittynyttä tasoa monien yleisimpien TES:ien osalta. Visma Payroll on erityisesti suurempien organisaatioiden suosima ratkaisu, jossa sääntökonfigurointi on joustava. Pienempien yritysten ratkaisuissa, kuten Fennoa tai Palkkalastu, TES-automaatio on usein kapeampaa, mutta riittää monille pk-yrityksille.

Jos yrityksessä sovelletaan useampaa kuin yhtä TES:ää – esimerkiksi konsernissa, jossa on eri toimialoja – on erityisen tärkeää tarkistaa, pystyykö ohjelma hallitsemaan useita sopimuksia samanaikaisesti eri henkilöstöryhmille. Lisää vertailua löydät artikkelista Parhaat palkanlaskentaohjelmat 2026.

EU:n palkka-avoimuusdirektiivi ja vaikutukset TES-laskentaan

Euroopan unioni hyväksyi palkka-avoimuusdirektiivin vuonna 2023, ja jäsenvaltioiden on pantava se täytäntöön kesäkuuhun 2026 mennessä (EUR-Lex / Euroopan unioni). Direktiivin ydin on varmistaa yhdenvertaisen palkkauksen periaate samasta tai samanarvoisesta työstä.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että palkanlaskentaohjelma ei enää riitä vain laskemaan oikean palkan – sen on myös tuotettava raportteja, joilla yritys pystyy osoittamaan palkkauksen perusteet. TES-automaatio tukee tätä merkittävästi: kun lisät ja korotukset perustuvat dokumentoituihin sopimussääntöihin, perusteluketju on selkeä.

Integraatio työajanseurantaan: automaation kulmakivi

Palkanlaskennan prosessi jakautuu Laakson ja Salmisen mukaan neljään pääosaan: työaika- ja palkkatietoaineiston kerääminen, taphtumien tulkinta, varsinainen palkanlaskenta ja raportointi (Theseus / Haapasalmi 2025). TES-automaatio on parhaimmillaan vasta silloin, kun se saa oikeat tiedot – eikä sitä tapahdu ilman toimivaa työajanhallinnan integrointia.

Monet TES:n sääntöihin perustuvat lisät riippuvat suoraan toteutuneesta työajasta: milloin työvuoro alkoi, kauanko kesti, osuiko se viikonlopulle tai pyhälle. Jos nämä tiedot siirretään manuaalisesti tai virheellisesti palkanlaskentaohjelmaan, edes parhaat laskentasäännöt eivät auta.

Paras lopputulos syntyy, kun työajanseurantajärjestelmä ja palkanlaskentaohjelma ovat joko samaa alustaa tai niillä on toimiva rajapinta. Esimerkiksi Visma Payroll ja Azets tarjoavat tähän integroituja ratkaisuja, joissa leimaukset siirtyvät suoraan palkanlaskentaan. Lisätietoa integraatioista löydät artikkelista Palkanlaskentaohjelman integrointi kirjanpitoon.

TES-automaatio on parhaimmillaan vasta silloin, kun se saa oikeat tiedot – eikä sitä tapahdu ilman toimivaa työajanhallinnan integrointia.

Mitä vaatia palkanlaskentaohjelmalta TES-automaation suhteen?

Kun arvioit palkanlaskentaohjelmaa, seuraavat kysymykset auttavat selvittämään TES-automaation todellisen tason:

• Kuinka moni TES on tuettu valmiina, ja mitkä toimialat kattaa?
• Kuinka nopeasti ohjelma päivittyy uuden sopimuskierroksen jälkeen?
• Voiko ohjelmaan konfiguroida yrityksesi paikallisten sopimusten lisäehdot?
• Miten ohjelma käsittelee poikkeustapaukset – kuten osa-aikaisen tai osa-kuukauden palkan?
• Tuottaako ohjelma audit trailin, josta näkyy miten kukin palkkaerä on laskettu?
• Onko tulorekisteri-integraatio automaattinen vai manuaalinen lähetys?

Erityishuomiota kannattaa kiinnittää siihen, miten ohjelma päivittää TES-muutokset. Osa toimittajista tekee päivityksen automaattisesti pilvipalveluun, osa edellyttää käyttäjältä erillisen päivitysoperaation. Viivästynyt päivitys tarkoittaa, että ohjelma laskee vanhoin säännöin – ja yritys alimaksaa tai ylimaksaa palkkaa.

TES-automaation kustannukset ja hyödyt pk-yritykselle

Monelle pk-yritykselle herää kysymys: onko TES-automaatiota sisältävä ohjelma kalliimpi kuin perusratkaisu? Vastaus on usein kyllä – mutta hyötyjen laskeminen osoittaa investoinnin kannattavuuden.

Pienyritykselle edullisimmat palkanlaskentaratkaisut aloittavat muutamasta kymmenestä eurosta kuukaudessa. TES-automaation laajuus vaihtelee hintatason mukaan. Lisätietoja kustannuksista löydät artikkelista Paljonko palkanlaskentaohjelma maksaa? Hinnat ja kustannukset 2026.

Vertailu: pilvipalvelu vai paikallinen ohjelmisto TES-automaatiossa?

TES-automaation näkökulmasta pilvipohjaiset ratkaisut ovat yleensä etevämpiä: päivitykset TES-muutoksiin hoitaa ohjelmistotoimittaja, eivätkä ne vaadi käyttäjän erillisiä toimia. Paikallisessa asennuksessa päivitykset edellyttävät usein erillisen asennuspaketin asentamista – ja riskinä on, että uusi TES-kierros jää päivittämättä, jos kukaan ei huolehdi aikataulusta.

Pohjoismaisessa kontekstissa, jossa viranomaisraportointi tapahtuu reaaliajassa tai kuukausittain, pilvipohjainen ratkaisu vähentää merkittävästi manuaalista työtä. Lisää aiheesta löydät artikkelista Palkanlaskennan pilvipalvelu vai paikallinen ohjelmisto – kumpi kannattaa valita?

Usein kysytyt kysymykset (UKK)

Mitä TES-automaatio tarkoittaa palkanlaskennassa?

TES-automaatio tarkoittaa, että palkanlaskentaohjelma on ohjelmoitu soveltamaan valitun työehtosopimuksen sääntöjä automaattisesti palkanlaskentaan. Ohjelma laskee oikean peruspalkan, ylityökorvaukset, ilta- ja viikonloppulisät, sairausajan palkan ja vuosilomakorvaukset TES:n sääntöjen mukaisesti – sen jälkeen kun käyttäjä on valinnut sovellettavan sopimuksen järjestelmän asetuksissa. Automaatio ei tarkoita, että ohjelma toimisi täysin ilman käyttäjän panosta: poikkeustilanteet, kuten osa-aikaisuus tai harvinaisten lisien soveltaminen, vaativat usein käyttäjän harkintaa.

Tunnistaako palkanlaskentaohjelma oikean TES:n automaattisesti toimialani perusteella?

Yleensä ei. Palkanlaskentaohjelmat eivät yleensä pysty tunnistamaan sovellettavaa TES:ää toimialan perusteella automaattisesti. Vastuu oikean TES:n valinnasta on työnantajalla tai palkanlaski-jalla. Järjestelmään valitaan oikea TES ohjelman asetuksissa, ja sen jälkeen laskentasäännöt astuvat voimaan. Joissain ohjelmistoissa toimialaluokitus voi tarjota suosituksen, mutta lopullinen vahvistus kuuluu käyttäjälle. Kannattaa myös varmistaa, että yrityksessä sovelletaan yleissitovaa vai normaalisitovaa TES:ää – nämä eroavat toisistaan juridisesti. Lisätietoa aiheesta löydät artikkelista Työehtosopimusten tyypit Suomessa.

Mitä palkkaeriä TES-automaatio voi laskea?

TES-automaatio kattaa parhaimmillaan peruspalkan, ylityökorvaukset (50 % ja 100 % tasot), ilta- ja yölisät, viikonloppukorvaukset, sairausajan palkan, vuosilomakertymän sekä lomapalkan ja lomarahan. Se voi kattaa myös TES-kierroksilla sovitut yleiskorotukset, jotka ohjelma päivittää automaattisesti voimaantulopäivänä. Automaation laajuus riippuu ohjelmistosta ja siitä, kuinka hyvin kyseinen TES on toteutettu järjestelmään. Ennen ostopäätöstä kannattaa pyytää toimittajalta lista tuetuista TES:istä ja tarkistaa, että oman toimialan sopimus löytyy.

Miksi tulorekisteri-integraatio on tärkeä osa TES-automaatiota?

Suomessa palkkatiedot on ilmoitettava tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä (Verohallinto / Tulorekisteri). Tulorekisteriin ilmoitetaan palkkaerät eriteltynä, joten TES:n mukaisten lisien on oltava oikein jo laskentavaiheessa. Jos palkanlaskenta on tehty TES-automaation avulla oikein, tulorekisteri-ilmoitus voidaan lähettää automaattisesti ilman manuaalista tarkistusvaihetta. Virheellinen ilmoitus johtaa selvittelytyöhön ja mahdollisiin korjausilmoituksiin – jotka kuluttavat aikaa ja voivat aiheuttaa lisäkustannuksia. Toimiva TES-automaatio yhdistettynä suoraan tulorekisteri-integraatioon on siksi tehokkain yhdistelmä.

Miten EU:n palkka-avoimuusdirektiivi vaikuttaa palkanlaskentaohjelman valintaan?

EU:n palkka-avoimuusdirektiivi, jonka täytäntöönpanovelvoite on kesäkuussa 2026, edellyttää yrityksiltä entistä tarkempaa palkkarakenteen dokumentointia ja raportointia. Käytännössä palkanlaskentaohjelman on pystyttävä tuottamaan raportteja, joista selviää, miksi eri henkilöt saavat eri palkkoja ja mikä on palkkauksen peruste. Palkanlaskentaohjelma, jossa TES-säännöt ovat selkeästi dokumentoitu ja laskenta on läpinäkyvää, helpottaa tätä raportointia merkittävästi. Jos ohjelma ei tuota tähän sopivia raportteja, tietojen kokoaminen direktiivin vaatimuksiin voi olla hyvin työlästä.

Mitä tapahtuu, kun TES muuttuu – päivittyykö ohjelma automaattisesti?

Se riippuu ohjelmistosta ja sen toimitusmallista. Pilvipohjaisissa palveluissa, kuten Procountorissa, Netvisorissa ja Visma Payrollissa, toimittaja yleensä päivittää TES-muutokset järjestelmään voimaantulopäivänä tai ennen sitä, eikä käyttäjän tarvitse tehdä erillisiä toimenpiteitä. Paikallisesti asennetuissa ohjelmistoissa päivitys voi vaatia erillisen asennuspaketin. Sopimusneuvottelujen tulos kannattaa tarkistaa ohjelmasta heti sen julkistamisen jälkeen – ja tarvittaessa ottaa yhteyttä toimittajaan, jos päivitys viipyy. Viivästynyt päivitys tarkoittaa, että ohjelma laskee vanhoin säännöin ja palkka voi mennä pieleen.

Sopiiko TES-automaatio myös pienyrityksille?

Kyllä, ja erityisesti pienyrityksille TES-automaatio voi olla suurin yksittäinen hyöty palkanlaskentaohjelmasta. Pienyrityksessä ei yleensä ole erikoistunutta palkkasihteeriä, joten TES:n sääntöjen manuaalinen soveltaminen on altis virheille. Pilvipohjaiset ratkaisut, kuten Fennoa tai edullisemmalla hintatasolla toimivat vaihtoehdot, tarjoavat TES-automaation perusominaisuudet kohtuulliseen hintaan. Pienyritykselle tärkeintä on, että oman toimialan TES on tuettu ja tulorekisteri-integraatio on automatisoitu. Lisää tietoa pienyrityksille sopivista ratkaisuista löydät artikkelista Palkanlaskentaohjelma pienyritykselle – edullisimmat ratkaisut.

Onko TES-automaatio sama asia kuin täysin automaattinen palkanmaksu?

Ei. TES-automaatio tarkoittaa, että laskentasäännöt soveltuvat automaattisesti, kun tarvittavat tiedot – tuntikirjaukset, työvuorot, henkilötiedot – on syötetty tai siirretty järjestelmään. Lopullinen vastuu TES:n valinnasta, asetusten oikeellisuudesta ja poikkeustapauksien käsittelystä on aina käyttäjällä. Palkanmaksu itsessään voi olla automatisoitu pankkisiirtona, mutta se edellyttää, että laskenta on ensin tehty oikein. Täydellinen automaatio ei siis tarkoita, että ihmistä ei tarvita – se tarkoittaa, että ihmisen työ siirtyy toistuvasta laskennasta valvontaan ja poikkeusten hallintaan.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

• Parhaat palkanlaskentaohjelmat 2026 – vertailu ja kokemukset
• Paljonko palkanlaskentaohjelma maksaa? Hinnat ja kustannukset 2026
• Palkanlaskennan pilvipalvelu vai paikallinen ohjelmisto – kumpi kannattaa valita?
• Palkanlaskentaohjelma pienyritykselle – edullisimmat ratkaisut
• Palkanlaskentaohjelman integrointi kirjanpitoon – näin se toimii
• Palkanlaskentaohjelmat vertailussa 2026 – mikä sopii yrityksellesi?

Lähteet

• Verohallinto / Tulorekisteri – Tulorekisterin ilmoitusvelvoitteet työnantajille
• EUR-Lex / Euroopan unioni – EU:n palkka-avoimuusdirektiivi 2023 ja täytäntöönpanoaikataulu
• Skatteverket – Ruotsin arbetsgivardeklaration på individnivå -järjestelmä
• Skatteetaten – Norjan a-melding-raportointijärjestelmä
• Theseus / Haapasalmi, Noora (2025) – Automaatiot osana palkanlaskennan prosesseja, ammattikorkeakoulun opinnäytetyö

Palkansaajan verotus 2026 – Näin lasket verot ja vähennykset